2. Adressdaten

 

Geben sie hier die Kunden- oder Lieferantenadressen an. Das Feld  Anrede verwenden wir später beim Anlegen von Ansprechpartnern zu diese Adresse. Aus den hier angebenen Adressdaten erzeugt das System eine Standardanschrift, die in allen Einkaufs- und Vertriebsvorgängen verwendet wird. Die interne Adressnummer (nicht Kreditoren- oder Debitorennummer) wird anhand des Nummernkreises festgelegt, sofern dieser in den Kategorien eingestellt ist.

Über den Home-Button suchen sie die Adresse im Internet via Google Maps und können nachfolgend eine Routenplanung erstellen. Mit dem Google-Button suchen sie Informationen über diese Adresse im Internet.

Legen sie die Ansprechpartner zu dieser Adresse an. Wie ein Ansprechpartner neu angelegt wird, wird nachfolgenden hier beschreiben.

Sie können zu jedem Adressdatensatz mehrere Telefonnumern und E-Mail-Adressen eingeben. Sie erhalten mit dem kleinen Button "Telefon" eine Tapi-Funktion, um direkt die Rufnummer zu wählen. Weiterhin öffnet sich neben der E-Mail-Adresse ihr Standardkommunikationsprogramm mit einer neuen E-Mail. Die Checkbox neben den Kommunikationsfeldern dient zur Deaktivierung und verhindert das versehentliche Verwenden dieser Daten beispielsweise beim Newsletterversand.

Sie können Adressen gleichzeitig als Kunden und Lieferanten verwenden. Tragen sie die entsprechenden Debitoren und/oder Kreditorennummern ein. Sofern ihr Lieferant eine Kundennumer vergibt können sie diese eintragen um sie später auf Ausdrucken wie Preisanfrage und Bestellung zu verwenden. Eine ähnliche Funktion erhalten sie auch als Lieferant bei ihren Kunden.

Mit den Freifeldern bietet das System die Möglichkeit, eigene Informationen zu hinterlegen. Sie können zusätzlich auch die Auswahl (Button links) vorgeben, die im Drop-Down-Menü zur Verfügung stehen.

Für den Vertriebsprozess können sie über "Anpassen" eigene Statusbezeichnungen eingeben und die Adressen damit kennzeichnen. Die Statusanzeigen sind sowohl bei der Suche als auch für die Sortierung in der Hauptansicht (Auflistung der Adressen) verfügbar.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Datum des ersten und letzten Kontakts wird angezeigt.

Zu dieser Adresse können sie im Kalender einen neuen Termin oder eine Wiedervorlage (Erinnerung) anlegen.

Sie können an dieser Stelle einen oder mehrere Standard-Ansprechpartner aus ihrem Hause hinterlegen. Über die Historie können sie alle Änderungen an der Adresse nachvollziehen.

Sofern es sich um eine Lieferantenadresse handelt, können sie die Standardlieferzeit (z.B. 2 Tage) hinterlegen. Dies wird für einen Soll-Ist-Vergleich bei Bestellungen verwendet. Die Durchschnittliche Zahlung wird für alle Kunden in Echtzeit berechnet.

Legen sie direkt zu dieser Adresse ein neues Angebot oder einen neuen Auftrag an.

Mit dieser Funktion deaktivieren sie die Ansprechpartner und können alternativ dazu, weitere Hauptadressen (Unternehmen) anlegen. Dies kann wichtig sein, um Beziehungen zwischen verschiedenen Firmen (z.B. Holding) zu erkennen.