2. Rechnung

 

Durch die Spartennummern können verschiedene Unternehmensbereiche (z.B. Maschinenbau, Metallbau) eindeutig zugeordnet werden. Die Sparten können in den jeweiligen Ausdrucken verwendet werden.

 

Die fortlaufenden Nummernkreise für Anfragen, Angebote, Aufträge sowie Lieferschein und Rechnung werden in der Baumstruktur festgelegt.

 

In der Toolbar besteht die Möglichkeit eine Revision zu erstellen. Hierdurch wird z.B. eine separate Rechnung mit einem Verweis auf den ursprüngliche Rechnung erstellt.

 

Wählen sie hier durch Eingabe der Zeichen oder durch die Lupenfunktion einen Kunden aus. Bei der Übernahme aus dem Lieferschein werden die Felder automatisch gefüllt.

 

Sofern bei der Kundenadresse ein Ansprechpartner hinterlegt ist, können sie diesen hier zuweisen. nach Übernahme erfolgt eine Abfrage ob der Ansprechpartner mit in die Anschrift übernommen werden soll. Bei der Übernahme aus dem Lieferschein werden die Felder automatisch gefüllt.

 

Sie können einen separaten Ansprechpartner für technische Fragen hinterlegen. Bei der Übernahme aus dem Lieferschein werden die Felder automatisch gefüllt.

 

Sie können zur kurzen Beschreibung des Projekts einen Betreff eingeben. Bei öffentlichen Auftraggebern (GAEB-Import) wird hier das Bauvorhaben eingetragen. Bei der Übernahme aus dem Lieferschein werden die Felder automatisch gefüllt.

 

Die Kundenanschrift wird zunächst nach Auswahl des Kunden und des Ansprechpartners übernommen. Diese können sie für diesen Lieferschein jedoch ändern oder ergänzen. Bei der Übernahme aus dem Lieferschein werden die Felder automatisch gefüllt.

 

Wenn bei der Kundenadresse eine abweichende Lieferanschrift angegeben wurde, wird diese zunächst nach Auswahl des Kunden oder durch die Übergabe vom Auftrag übernommen. Sie können die Adresse auch manuell eingeben. Bei der Übernahme aus dem Lieferschein werden die Felder automatisch gefüllt.

 

Über diesen Button können aus vorhandenen Zeiterfassungsdaten zu diesem Kunden, die Daten als Positionsdaten erfasst werden.

 

Die Positionen werden i.d.R. fortlaufend nummeriert. Durch Löschen von Positionen bei der Eingabe kann es zu Lücken im Nummernkreis kommen. Über diesen Button werden die Positionen automatisch neu nummeriert.

 

In diesem Bereich werden ihnen die bereits vorhandenen Positionen angezeigt. Bei der Übernahme aus dem Lieferschein werden die Felder automatisch gefüllt.

 

Hier werden ihnen die Details zu den Vorgängen angezeigt. Die Gesamtzeit resultiert aus der Summe der Arbeitsschritte (inkl. Rüstzeiten) in den Kalkulationen. Das Gesamtgewicht wird anhand der Stücklistenpositionen in den Kalkulationen ermittelt. Sofern möglich (Bleche, Flachmaterial oder Formel bei Rundmaterial), wird ihnen die Gesamtfläche ausgerechnet.

 

Die Transportkosten können hier für den gesamten Vorgang hinterlegt werden. Diese können allerdings auch aus den Positionen addiert werden.

 

An dieser Stelle werden ihnen die Zahlungen zu der Rechnung angezeigt. Die Zahlung werden wahlweise im Zahlungsverkehr erfasst oder direkt aus der Rechnung erstellt, wie nachfolgendend beschrieben.

 

Sofern eine Gutschrift erfolgt kann diese hier direkt aus der Rechnung erstellt werden. Zum erfassen der Zahlungen zu dieser Rechnung stehen ihnen nun zwei Wege zur Verfügung. Sie erstellen die Zahlung direkt aus dieser Rechnung oder erfassen die Zahlungen im Zahlungsverkehr. Beide Wege sind identisch.

 

Hier können sie die kundenseitigen Details zur Rechnung hinterlegen. Das Datum wird automatisch ausgefüllt. Bei der Übernahme aus dem Lieferschein werden die Felder automatisch gefüllt.

 

Die Umsatzsteuer wird automatisch aus den Kundendaten übernommen. Bei besonderen Steuersätzen können sie diesen hier ändern. Weiterhin können die für diesen Vorgang zugewiesen Sachbearbeiter hinterlegt werden. Bei der Übernahme aus dem Lieferschein werden die Felder automatisch gefüllt.

 

Wiesen sie an dieser Stelle die Rechnungsart zu. Zur Verfügung stehen nachfolgende Rechnungsarten.

 

 

Geben sie hier den von Kunden gewünschten Liefertermin ein. Die "Lieferfrist" sowie "Fix" und "auf Abruf" werden i.d.R. auf das Formular gedruckt wenn sie entsprechende Angaben machen.

 

In diesen beiden Felder steht der Bezug zum jeweiligen Auftrag.

 

Sofern dieses Projekt nicht auf die Standarderlöskonten laufen soll, können sie hier ein abweichendes Erlöskonto eingeben.

 

Über diese Button-Leiste bearbeiten sie die Positionen der Vorgänge. Weitere Details zum Anlegen und Bearbeiten lesen sie im Bereich Positionen. Bei der Übernahme aus dem Lieferschein werden die Felder automatisch gefüllt.

 

 

Die Checkbox "komplett bezahlt" wird nach Beendigung des Vorgangs gesetzt. Komplett bezahlte Rechnungen können über die Suchleiste wieder eingeblendet werden, diese werden dann in der Ansicht "durchgestrichen" dargestellt. Durchlaufender Posten wird auf der Rechnungsausgangsliste gesondert berücksichtigt. Die Rechnung wird nach erfolgreichem Ausdruck automatisch zur Bearbeitung gesperrt. Die Prioritäten können in der Ansicht als Sortierfunktion genutzt werden. Weiterhin können sie die Farben für alle Ausdrucke verwenden um Bereiche zuzuordnen.

 

Sie können sich über die Wiedervorlagen an diese Rechnung erinnern lassen. Sie können auch Aufgaben erstellen und delegieren. Diese Daten werden auch im Kalender angezeigt.

 

Zunächst wird ihnen hier das Summe des Lieferschein Brutto und Netto angezeigt. Mit Festpreis können sie den Nettopreis als Fix definieren. Hierbei wird der Gesamtpreis der Positionen ausblendet.

 

Mit der Auftragsart können sie eine automatische Priorisierung der Vorgänge vornehmen die in der Angebotsübersicht entsprechend sortiert werden können. Zur Verfügung stehen ihnen folgende Optionen (Einflussfaktoren):

 

 

Anhand dieser Kriterien werden neu erstellte Angebote priorisiert.

 

Über die Druckfunktion können sie nun die Rechnung ausdrucken.