Das System bietet die Möglichkeit, zunächst Anfragen zu erfassen. Diese können aus unterschiedlichen Kanälen (Quellen: Email, Fax, Postweg, telefonisch und manuell) in das System übernommen werden. Ziel dieser Erfassungsart ist es, alle eingehenden Anfragen zu erfassen um anschließend zu entscheiden, welche Angebote überhaupt erstellt werden sollen. Dazu wird nach der Erfassung die "technische Machbarkeit" geprüft um die Anfrage für das Angebot freizugeben. Vorteil der Anfrageerfassung ist nun, egal aus welchen Quellen Anfragen in das Unternehmen kommen, diese sind stets zentral erfasst und nachvollziehbar gestaltet.
Es ist an dieser Stelle nicht beabsichtigt (jedoch möglich), vollständige Angaben zu machen. Wenn beispielsweise über das Outlook Addin eine Anfrage erfasst wurde, sind zunächst die Kundendaten, etwaige Dokumente, der Betreff der Email, der Email-Text sowie eine Position mit den zu fertigenden Bauteilen vorhanden. Danach wird entschieden, ob diese Anfrage angeboten werden soll.
Hinweis:
Wir beschreiben an dieser Stelle die Vorgehenweise bei der Anfrageerfassung, wie sie zur Beurteilung (ob ein Angebot erstellt werden soll) benötigt wird. Wir gehen bei der Angebotserstellung auf alle Felder näher ein.
Anfragenummer und Revision
Die Anfragenummer wird anhand eines fortlaufenden Nummernkreises automatisch vergeben. Sofern über die Toolbar ein Revision der Anfrage erstellt wurde, wird zusätzlich der Revisionsstand angezeigt (0=keine Revision).
Beginnen sie zunächst mit der Auswahl des Kunden. Diesen können sie sowohl über die Lupe auswählen als auch den Begriff eingeben. Das System vervollständigt die Suche (z.B. hier bei Eingabe von "con") automatisch. Bei der Email-Übernahme aus Outlook prüft das System anhand der Email-Adresse, ob der Kunde bereits vorhanden ist und trägt diesen automatisch ein. Hierbei werden alle Stammdaten des Kunden (Anschriften, Konditionen, etc.pp) zunächst bei der Anfrage hinterlegt. Die Änderung der Kundendaten in der Anfrage (Anschrift, Konditionen) hat allerdings keine Auswirkung auf die Stammdaten. Alternativ können sie an dieser Stelle mit dem kleinen Dokumentensymbol eine neue Adresse anlegen.
Nach Auswahl des Kunden können sie den jeweiligen Ansprechpartner zuordnen und diesen nach Abfrage direkt in die Anschrift eintragen.
Der Betreff wird bei der Übernahme aus Outlook automatisch mit dem Betreff aus der Email gefüllt. Geben als Information ggf. Betreff und/oder Bauvorhaben mit an.
Die Anschrift und/oder Lieferanschrift wird automatisch nach Auswahl des Kunden übernommen, kann aber anfragebezogen über direkte Eingabe oder über die Lupe geändert werden.
Alle Zusatzinformationen können ergänzend eingetragen werden (wir gehen im Angebot näher auf die Felder ein). Wichtig zu Beurteilung der Anfrage sind an dieser Stelle die Felder Liefertermin, Abgabefrist sowie Angebotsgültigkeit und ggf. die Lieferfrist.
Über die Toolbar können sie nun mit "Neue Position" eine Position eingeben. Diese bietet auch die Möglichkeit vorhandene Positionen zu kopieren oder aus vorhandenen Anfragen Positionen hinzuzufügen.
eine neue Adresse anlegen.
geändert werden. 
