Bevor sie mit der Erfassung von Angeboten beginnen zunächst einige Hinweise. Es ist im cRPS nicht zwingend erforderlich alle Felder auszufüllen. Das System bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, zwingt jedoch den Benutzer nicht zu bestimmten Angaben. Die grundlegende Vorgehenweise zur Erfassung und Erstellung von Angeboten ist wie folgt vorgesehen:
Angebot anlegen
Kunde eingeben (Daten werden automatisch aus den Stammdaten übernommen)
Liefertermin und Angebotsabgabetermin festlegen(zzgl. Angebotsgültigkeit)
Positionen anlegen und kalkulieren
Preisanfragen für die benötigten Materialien im Einkauf starten
Preise aus dem Einkauf erhalten
Angebot Prüfen, Drucken und Versenden
Umwandlung von Angebot in einen Auftrag
Wie oben genannt, können sie nun unterschiedlich viele Informationen hinterlegen. Die Vollständigkeit der Informationen bleibt dem Benutzer überlassen.
Angebotsnummer und Revision
Die Angebotsnummer wird anhand eines fortlaufenden Nummernkreises automatisch vergeben. Sofern über die Toolbar ein Revision der Angebot erstellt wurde, wird zusätzlich der Revisionsstand angezeigt (0=keine Revision). Das Erstellen von Revisionen wird bei der Toolbar genauer beschrieben.
Beginnen sie zunächst mit der Auswahl des Kunden. Diesen können sie sowohl über die Lupe auswählen als auch den Begriff eingeben. Das System vervollständigt die Suche (z.B. hier bei Eingabe von "con") automatisch. Bei der Email-Übernahme aus Outlook prüft das System anhand der Email-Adresse, ob der Kunde bereits vorhanden ist und trägt diesen automatisch ein. Hierbei werden alle Stammdaten des Kunden (Anschriften, Konditionen, etc.pp) zunächst bei dem Angebot hinterlegt. Nach Auswahl des Kunden wird außerdem im Anschriftenfeld die Standardanschrift des Kunden eingetragen, die dann später auch auf dem Ausdruck erscheint. Beachten sie hierbei, dass eine abweichende Rechnungsanschrift aus der Adresse später automatisch bei Erstellung der Rechnung übernommen werden kann. Die Änderung der Kundendaten im Angebot (Anschrift, Konditionen) hat allerdings keine Auswirkung auf die Stammdaten. Alternativ können sie an dieser Stelle mit dem kleinen Dokumentensymbol eine neue Adresse anlegen.
Nach Auswahl des Kunden können sie den jeweiligen Ansprechpartner zuordnen und diesen nach Abfrage direkt in die Anschrift eintragen.
Der Betreff wird bei der Übernahme aus Outlook automatisch mit dem Betreff aus der Email gefüllt. Geben als Information ggf. Betreff und/oder Bauvorhaben mit an, sofern diese Felder über die Systemeinstellungen eingeblendet wurden. Diese können auch in ihren Ausdrucken verwendet werden.
Die Anschrift und/oder Lieferanschrift wird automatisch nach Auswahl des Kunden übernommen, kann aber anfragebezogen über direkte Eingabe oder über die Lupe geändert werden. Sofern dieses Angebot an einen Händler erfolgt, besteht auch die Möglichkeit mit nur aus den Händleradressen auszuwählen oder mit eine weitere Adresse vom Kunden des Händlers hinzuzufügen.
Über die Infofelder Anfrage-Nr. Kunde und Kostenstelle Kunde können sie die Daten angeben, die ggf. auch auf das Angebot gedruckt werden. Das Angebotsdatum wird automatisch gesetzt, wenn der Datensatz erstellt wird. Die Umsatzsteuer wird wird immer automatisch gewählt, diese können sie aber angebotsbezogen ändern (z.B. EU oder §13b). Wichtig hierbei zu wissen ist, dass der Umsatzsteuer auch ein Erlöskonto aus der Finanzbuchhaltung zugrunde liegt, welches später bei der Rechnung automatisch zugewiesen ist. Zuständig ist zunächst immer der Ersteller des Angebots (ist änderbar). Sie können einen weiteren internen Sachbearbeiter unter Zuständig 2 hinterlegen.
Wichtig ist der Liefertermin des Kunden. Dieser dient bei später bei der Umwandlung ist den Auftrag auch als Planungsgrundlage, insbesondere bei der Rückwärtsterminierung (sofern die Planung verwendet wird). Die Eingabe eines Liefertermins ist nicht zwingend erforderlich, macht aber die Planung im Auftragsfall einfacher. Der hier angegebene Liefertermine wird, nach Abfrage, in alle Positionen übernommen. Die einzelnen Positionen können allerding separate Liefertermine erhalten, die später im Auftragsfall bei Planung berücksichtigt bzw. angezeigt wird.
Die Kennzeichnung "Fix" kann mit einem besonderen Text in Angbebotsausdruck verknüpft werden(wird fest im Report eingerichtet). Zusätzlich können sie hier bereits Festlegen, ob es sich später um einen Abrufauftrag handeln soll. Geben sie wenn nötig eine Lieferfrist als Information an.
Sofern sie vorher eine Anfrage erfasst haben, werden hier die Anfragedaten mit Verweis automatisch hinterlegt sein. Sofern das Angebot zu einem bestimmten Zeitpunkt beim Kunden sein muss, geben sie hier das Datum an (z.B. bei einer Ausschreibung). Aufgrund von schwankenden Materialpreisen können sie die Verbindlichkeit des Angebots mit Datum einschränken.
Die Standarderlöskonten sind der Umsatzsteuer (Punkt 5) zugewiesen. Sofern ein Angebot ein abweichendes Erlöskonto aus der Fibu erhalten soll (wird später bei der Rechnung automatisch auf dieses Konto gebucht) geben sie die Erlöskontonummer hier separat an. Bei Verwendung der automatischen Priorisierung von Angeboten geben sie hier eine Auftragsart an. Die entsprechenden Attraktivitätspunkte werden dann gemäß Stammdaten zugewiesen.
Angebot gedruckt und versendet werden mit Datum und Benutzer automatisch ausgefüllt, sofern das Angebot über den Druckdialog per Email versendet wurde. Sofern sie das Angebot an den Drucker senden, müssen sie den Haken für versendet manuell setzen. Nachfassen erfolgt dient nur zu Informationszwecken und muss manuell gesetzt werden.
Über die Toolbar können sie Revisionen von Angeboten erstellen. Dazu selektieren sie oben in der Angebotsübersicht das entsprechende Angebot und Klicken auf Revision. Hierbei wird eine Kopie des Angebots erstellt und eine neue Revisionsnummer vergeben. Ebenfalls wird der hier gezeigt Haken für Revision gesetzt. Alte Revisionen werden in der Angebotsübersicht automatisch ausgeblendet.
Nicht erfolgreich (kein Auftrag), diesen Haken setzen sie bitte manuell, sofern das Angebot ausgeblendet werden soll. Sofern das automatische Priorisieren von Angeboten verwendet werden soll, geben sie hier die Attraktivitätspunkte ein. Sofern Angebote in der Hauptansicht farblich gekennzeichnet werden sollen, geben sie hier die Farbe an.
Mit der Funktion "aus Zeiterfassung" können sie Zeitbuchungen aus der Zeiterfassung dem Angebot zuweisen (nach Aufwand). Weitere Funktionen sind die Neunummerierung sowie das auf- und zuklappen von verschachtelten Positionen (bei Verwendung von übergeordneten Positionen).
Mit dieser Bearbeitungsleiste gestalten sie die Angebotspositionen. Beachten sie dabei, dass die Positionen bei Umwandlung in einen Auftrag übernommen werden. Die grundsätzlichen Funktionalitäten sind wie folgt:
Neue Position: Hiermit legen sie ganz einfach eine neue Angebotsposition an. Die Positionsnummern sind fortlaufend nummeriert. (Position Bearbeiten oder Anlegen)
Zwischenfügen: Hiermit legen sie ebenfalls eine neue Angebotsposition an. Diese kann jedoch innerhalb von Positionen erfolgen, alle anderen Positionsnummern ändern sich automatisch. (Position Bearbeiten oder Anlegen)
Hinzufügen: Mit dieser Funktion fügen sie vorhandene Positionen (inkl. Kalkulation) aus dem gesamten Vertrieb hinzu. (Hinzufügen)
Bearbeiten: Die Position wird links selektiert und hiermit bearbeitet. Ein einfacher Doppelklick reicht auch aus (Position Bearbeiten oder Anlegen). Wenn beim Bearbeiten mehrere Positionen (STRG-Taste gedrückt halten) selektiert werden, können alle selektierten Positionen gleichzeitig angepasst werden (Mehrfachbearbeiten).
Kopieren: Hiermit wird der gesamte Inhalt der Position, einschließlich der Kalkulation, kopiert.
Neue Gruppe: Es besteht die Möglichkeit Positionen zu gruppieren und über die Gruppe eine Summe zu bilden. Beachten Sie hierbei, dass diese Funktion auch im Ausdruck (Report) eingerichtet werden muss. (Gruppen Anlegen oder Bearbeiten)
Neue Unterposition: Mit dieser Funktion verschachteln sie einzelne Positionen. Beipspielsweise können sie 3 Ebenen von Positionen anlegen, wobei die letzte Ebene beispielsw. als interne Position gekennzeichnet wird, welche dann nicht in das Angebot gedruckt wird. Mit dieser Funktionen lassen sich auch Baugruppen abbilden, so dass diese direkt im Angebot (nicht in der Stückliste) sichtbar sind. Selektieren sie links eine Position und legen sie eine neue Unterposition an.
GAEB: sofern diese Lizenz aktiviert ist, können sie mit dieser Funktion GAEB-Dateien von Archithekten einlesen. Lesen sie Einzelheiten dazu unter GAEB-Import nach.
Suchen: Suchen sie hiermit innerhalb von Positionen nach bestimmten Begrifflichkeiten.
Löschen: Löscht die Position.
Wiederherstellen: Stellen sie hiermit gelöschte Positionen wieder her.
Schnellerfassung: Mit dieser Funktion machen sie sich die Erfassung von Positionen einfacher. Beachten sie hierbei, dass nur aus vorhandenen Artikeln (einfacher Artikelauswahl) die Kalkulation übernommen werden kann. Wenn hier neue Positionen angelegt werden, können sie mit der Schnellerfassung die nicht kalkulieren. Dies muss im Anschluss manuell erfolgen. (Schnellerfassung)
Import: Über diesen Button bilden wir Importfunktionen ab. Je nach aktivierter Lizenz können hier verschiedene Kundenlisten importiert werden.
Aufgrund der Kalkulationen innerhalb der Positionen werden hier die Summen berechnet, z.B. zur Ermittlung der Versandkosten oder der Bearbeitungszeit. Dies setzt voraus, dass die Artikelstammdaten und Stücklisten sauber eingegeben sind und mit Arbeitsschritten Zeiten kalkuliert wurden. Über den Aktualisieren-Button neben dem Netto-VK können sie alle Kalkulationen neue berechnen. Dies kann hilfreich sein, wenn ein altes Angebot kopiert wurde und sie die Preise aus den Stammdaten aktualisieren wollen. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, mit dem entsprechenden Haken den Netto-VK als Festpreis zu definieren. Hierbei werden alle Positionen mit Preis "0" angezeigt.
Grundlegende Funktionalitäten des Angebots bilden wir mit dieser Toolbar ab. Folgende Funktionen sind hiermit möglich:
Kalkulation: Hierbei werden alle Kalkulationen innerhalb der Positionen übereinandergelegt und somit für das Angebot zusammengefasst.
Einkauf: Mit dieser Funktion werden die Stücklistenpositionen an den Einkauf gesendet (Preisanfrage oder Bestellung). Dies ist sowohl angebots- als auch positionsbezogen möglich. (Einkauf)
Zusatzfelder: Es besteht die Möglichkeit über sog. Freifelder weitere Informationen zu hinterlegen. Dies ist häufig der Fall, wenn ihnen die vorhandenen Felder nicht ausreichend erscheinen. Diese Freifelder können auch in den Ausdruck des Angebots übernommen werden.
Drucken: Starten sie hierüber sämtliche Ausdrucke für das Angebot. (Druckdialog)
Wiedervorlage: Nutzen sie die Wiedervorlage(Erinnerungs)funktion um sich an dieses Angebot erinnern zu lassen. (Wiedervorlage anlegen)
Aufgabe: Delegieren sie hiermit selbst definierte Aufgaben. (Aufgabe anlegen)
Mit dieser Funktion übernehmen sie das Angebot ganz oder teilweise in den Auftrag (inkl. Kalkulationen). Lesen sie unter (Angebot in Auftrag umwandeln) die Übernahmefunktion nach.
eine neue Adresse anlegen.
geändert werden. Sofern dieses Angebot an einen Händler erfolgt, besteht auch die Möglichkeit mit 
eine weitere Adresse vom Kunden des Händlers hinzuzufügen.
