3. Auftrag bearbeiten oder erstellen

Wir gehen zunächst davon aus, dass der Auftrag aus einem Angebot resultiert und alle Daten bereits im Angebot erfasst wurden. In diesem Fall wurden die Daten bei der Umwandlung in einen Auftrag bereits übernommen und müssen i.d.R. nicht mehr erfasst werden. Die vorhandenen Daten im Auftrag (einschließlich Kalkulation) können ohne Auswirkung auf das Angebot nachträglich verändert werden. Der Auftrag sollte allerdings nach Erstellung der Auftragsbestätigung (Ausdruck) nicht mehr verändert werden. Sollte eine Veränderung notwendig sein, empfehlen wir hierfür die Revisionen zu verwenden damit der Vorgang nachvollziehbar bleibt.

Sollte der Auftrag ohne vorheriges Angebot erfasst werden, lesen sie die Feldbeschreibungen und Funktionen im Angebot nach. Im folgenden sind die abweichenden Felder und Funktionen vom Angebotsformular beschrieben.

Folgende Schritte sind systembedingt vorgesehen (allerdings nicht zwingend erforderlich):

Umwandlung des Angebot in einen Auftrag
Bearbeitung des Auftrag sofern sich Daten ändern
Erstellung der Auftragsbestätigung
Nach Bedarf, Anzahlungs- oder Abschlagsrechnungen
Planung des Auftrag in der Fertigung (Fertigungsplanung, sofern erforderlich)
Ausdruck des Fertigungsauftrages
Einkauf veranlassen, Wareineingang steuern
Auftragsbearbeitung und Fertigungsstand kontrollieren
Nachkalkulation und Auswertung des Auftrages
Lieferschein und Rechnungserstellung (verschiedene Rechnungsarten)

Bearbeitungsstatus

Diese Checkliste soll sie über den aktuellen Bearbeitungsstand Informieren. Zusätzlich können Freigabefunktionen für die Auftragsbearbeitung genutzt werden. Die Checkliste steuert die Ampelfunktionen in der Hauptansicht.

Wir erklären im Folgenden welche Funktionen sie nutzen können.

Auftragsfreigabe:

1. Kaufmännisch geprüft: Mit entsprechender Berechtigung kann diese Checkbox zur Freigabe selektiert werden.

2. Technisch geprüft: Mit entsprechender Berechtigung kann diese Checkbox zur Freigabe selektiert werden.

3. Kostendeckung: Mit entsprechender Berechtigung kann diese Checkbox zur Freigabe selektiert werden.

4. interner Auftrag: Interne Aufträge (z.B. Halle fegen) werden aus allen Auftragsstatistiken entfernt.

5. Auftragsbestätigung gedruckt: Checkbox wird gesetzt, wenn der Ausdruck erfolgreich bestätigt wird wurde (Abfrage: Ausdruck i.O.)

6. Produktion für Lager: Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn das Modul Produktion deaktiviert wurde.

7. Gesperrt: Sperrt, mit entsprechender Berechtigung, den Auftrag zur weiteren Bearbeitung.

Fertigungsfreigabe:

1. Bestellungen komplett: Wird automatisiert durch Überprüfung der Stücklistenteile geschaltet. Alle Teile der Stückliste bestellt.

2. Konstruktion erfolgt: Wird manuell, mit entsprechender Berechtigung, durch den Konstrukteur gesetzt.

3. Wareneingang komplett: Überprüft automatisch alle auftragsbezogenen Bestellung auf Wareneingang.

4. Eingeplant: Wird manuell durch den Planer gesetzt.

Fertigstellung:

1. Vorfertigung abgeschlossen: Kann automatisiert durch einen bestimmten Arbeitsschritt ausgelöst werden (siehe Beschreibung Stammdaten).

2. Fertigung abgeschlossen: Kann automatisiert durch einen bestimmten Arbeitsschritt ausgelöst werden (siehe Beschreibung Stammdaten).

3. QS erfolgt: Wird durch einen bestimmten Werker (Meister) in der Zeiterfassung ausgelöst (siehe Beschreibung Personal).

4. Lieferschein komplett erstellt: Wird automatisiert durch die vollständige Lieferung des Auftrages gekennzeichnet.

5. Rechnung komplett erstellt: Wird automatisiert durch Berechnung aller Positionen gekennzeichnet.

6. Neue Revision erstellt: Wird automatisch bei der alten Version des Auftrages, bei Erstellung einer Revision gekennzeichnet.

7. Ohne Berechnung:

8. Storno: Storniert den gesamten Auftrag.

9. Erledigt: Wird automatisch nach kompletter Lieferung oder Berechnung gesetzt.

Priorität: Punktezahl gemäß Prioritätensystem (siehe Stammdaten).

Farbe: Farbliche Kennzeichnung in der Hauptansicht (sofern aktiviert).

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Eigene Ampelfunktionen

Platzhalter für eigene Auftragsstatis mit Ampelfunktionen. In der Kategorieübersicht im Vertrieb, können über die Ordnereigenschaften eigene Ampelfunktion hinterlegt werden. Diese können sowohl positionsbezogen als auch auftragsbezogen erstellt werden. An dieser Stelle werden dann bis zu Optionen zusätzlich angezeigt. Wie sie die Ampeln erstellen, lesen sie bitte in der Oberflächen-Dokumentation nach.

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Einkauf

Steuern sie hierüber den Einkauf (siehe Bestellungen).

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Material

Die Materialerfassung wird meist bei Kunden eingesetzt, die keine Stücklisten verwenden können. Dies ist meist der Fall, wenn beispielsweise Reparaturaufträge bearbeitet werden. Hier ist der Materialbedarf nicht im Vorfeld bekannt. Um diese Materialien auftragsbezogen zu erfassen enthält das System diese Materialerfassung. Die Funktionsweise lesen sie bitte unter Materialerfassung nach.

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Fertigungsstand

Über diese Funktion erreichen sie den Fertigungsstand des Auftrages. Hier werden alle Zeitbuchungen zu dem Auftrag aufgeführt (siehe Fertigungsstand).

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Kalkulation

Mit dieser Funktionen legen sie alle Kalkulationen aus den Auftragspositionen übereinander (siehe Kalkulationsübersicht).

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Lieferschein und Rechnung

Nach Auftragsabschluss oder bei Fertigstellung können über diese Funktionen die Lieferscheine und die Rechnung erstellt werden. Die Produktionsaufträge sind optional erhältlich und separat dokumentiert.

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