Im Verzeichnis Wiedervorlagen werden alle Vorgänge angezeigt, die zur Wiedervorlage gekennzeichnet worden sind. Anders als Aufgaben bzw. Termine können Wiedervorlagen direkt aus Geschäftsvorfällen (z.B. Aufträgen) generiert werden. Die so markierten Vorgänge werden zu fest definierten Zeiten wieder automatisch vom System zur Bearbeitung aufgerufen. Möchten sie z.B. die Erstellung eines Lieferscheines erst dann vornehmen, wenn die Zahlungsfrist des Kunden verstrichen ist, so können sie sich den Auftrag exakt zu diesem Zeitpunkt wieder anzeigen lassen
Priorität
Wiedervorlagen mit hoher Priorität werden in der Listenansicht rot dargestellt.
Außerdem können sie eine Kennzeichnung für ihre Wiedervorlagen bestimmen, damit dieser in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht entsprechend farbig hinterlegt wird. Kennzeichnungen können in den Stammdaten definiert werden.
Sofern sie in der Baustruktur weitere Ordner angelegt haben, können sie hier die betreffenden Ordner auswählen wo die Wiedervorlage angezeigt werden soll.
Klicken sie auf den Pfeil und wählen Sie Datum und Uhrzeit aus, wann das Programm sie an die Wiedervorlage erinnern soll. Setzen sie hierzu bitte auch den Haken.
Geben sie bei kundenbezogenen Wiedervorlagen einen Kunden ein oder verwenden sie die bereits beschriebene Suche (Adressen-Auswahldialog). Wird der Wiedervorlage ein Kunde zugeordnet, dann wird diese beim Aufruf der Adresse in der Karteikarte Aktivitäten angezeigt. Kundenspezifische Daten werden in der Adressverwaltung zentralisiert.
Sie können jeder Wiedervorlage auch einen Vorgang zuordnen (Vorgangs-Auswahldialog). Vorgang bedeutet z.B. Angebot, Auftrag usw.. Diese wiederum werden in der jeweiligen Eingabemaske entsprechend in der Karteikarte Aktivitäten mit angezeigt.
Standardmäßig wird der aktuelle User eingetragen. Um eine Aufgabe zu delegieren, tragen sie hier bitte den Benutzer ein, der die Aufgabe bearbeiten soll (Aufgaben delegieren). Delegierte Aufgaben werden kursiv im Tagesplan angezeigt. Nach dem Speichern der Aufgabe, des Termins, werden die betreffenden User benachrichtigt (Aufgaben delegieren).
Jeder Aufgabe können beliebig viele Dateien angefügt werden. Klicken sie auf die Schaltfläche für die Dateiauswahl [...]. Wählen sie dann die Datei aus und bestätigen sie ihre Eingabe mit OK. Die Datei steht nun im Feld. Durch einen Doppelklick auf den Namen wird die Datei geöffnet. Mit der Schaltfläche Löschen wird eine markierte Datei wieder entfernt.
Mit der Schaltfläche OK werden Ihre Eingaben gespeichert. Je nach User-Einstellungen werden sie vom Programm gefragt, ob die Aufgabe in Tobit oder Outlook zusätzlich angelegt werden soll. Diese Funktion kann auch automatisch ohne Abfrage im Hintergrund ablaufen.
